Google Workspaceの導入事例

Google Workspaceには、メール、カレンダー、チャット、ビデオ会議など多彩なツールが備わっています。ここでは、中小企業の事例から、導入前の課題と導入後の効果についてまとめました。Google Workspaceの導入を考えている中小企業の方はぜひ事例を参考にしてください。

株式会社三条害虫の導入事例

導入前の課題：紙でのスケジュール管理に限界を感じていた

これまでは紙のスケジュール表を使っていたため、社内にいる事務員が、現場に出ている作業員の誰が突発的な依頼に対応できるか、その都度電話で確認するしか方法がありませんでした。

しかも、作業員が運転中や作業中で電話に出られないことも多く、事務員は作業員への連絡のために一日中電話につきっきりということも日常茶飯事で、残業が発生する日も多くありました。

また、書類の管理にも課題を抱えていました。セキュアなネット環境に資料のデータを保存して共有できる方法を模索していましたが、IT専門の部署は存在せず、自分たちだけでデジタル化を進めるには限界がありました。

導入後の効果：スケジュール管理だけでなく機能の応用化も進めている

外出先からスケジュールを更新しても、その内容がすぐに反映されるようになりました。技術・営業チームのメンバーがどこにいるかひと目でわかるので、お客さまの住所に近い人を素早く手配できたり、地図をすぐに送れたりできるようになりました。

また、導入前にNTT Comさんから“こんなこともできますよ”と教えていただいたGoogle カレンダーの招待機能を使って作業員の人数を確保するなど、機能の応用も推進できています。

秋田市議会の導入事例

導入前の課題：マンパワー頼みになっており連絡業務が非効率だった

これまでは、36名の議員にFAX送信して伝達。相手方のFAX機器が紙切れであったり、電話とFAXが一体型で話し中であったりすると、きちんと送れず、何度か送信作業を繰り返すことがありました。

また、議員のなかには個人のメールアドレスに送信させてくれる議員もいましたが、部外者に誤送信してしまうおそれがあり、セキュリティ面で不安がありました。

導入後の効果：非効率だった連絡業務を円滑に行えるようになった

議員への連絡業務がとても効率的になりました。「Gmail」で一斉送信できる上に、資料も添付して送れます。セキュリティ面についても、ユーザーを限定することで誤送信の心配が解消。議会事務局がアカウントを管理しているので、セキュリティ設定も確認でき、改選で議員が入れ替わった際も変更がスムーズになりました。

株式会社BTMの導入事例

導入前の課題：企業の急拡大にシステムが追い付いていなかった

組織が急拡大して拠点も増えていく一方、社内に複数のグループウェアが散在しており、業務効率が悪くなっていました。メールサーバー、ファイルサーバーは、利用期間が長くなるほど容量が肥大し、管理も煩雑になるという悪循環でした。システムを管理していた社員が退職し引き継ぎがきちんとされておらず、適切に管理できていないという状況もありました。

導入後の効果：業務負荷を半減でき円滑に業務を行えるようになった

課題であったシステム環境の散在が1つに統合されたことだけでなく、業務フローの整理ができたこともメリットに感じています。

承認フローを見直すことによって、承認する側の教育としてマネジメントの心構えなども伝えることができました。普段の仕事が忙しいので、ついつい業務フローの見直しは後回しになっていましたが、システムの移行にあわせてきちんと整理でき、効率化できたことが良かったです。

特に今まで、PDFファイルに入力、電子印押印、メール、チャットで送信といった煩雑な承認業務が、Google ドライブにファイルを集めて管理部門に回せば済むようになったことで、業務負荷は半減したと思います。

あおぞらケアグループの導入事例

導入前の課題：紙での管理では業務のムダが多かった

介護・福祉業界は慢性的な人手不足という課題があり、できるだけ業務のムダを省きスタッフの負担を減らすことが求められていました。しかし、紙での運用だと情報にタイムラグが生じ、フロアが複数ある施設では上の階と下の階でデータの整合性が取れないということがありました。バイタルデータの推移を見たり、軸を変えてデータを確認するといった必要性から、属人的なデータ加工が知らないところで無数におこなわれており、紙での業務に限界を感じていました。

導入後の効果：データを素早く共有でき生産性が向上

まずはGoogleの無料アカウントを個人で作り、Google スプレッドシートやGoogle フォーム、Google App Scriptを活用した情報共有に取り組みました。現場からでもスマートフォンでバイタルデータを入力できるのでデータのやり取りが格段に速くなりました。

株式会社カドヤの導入事例

導入前の課題：データのやり取りが煩雑化。拠点間での連携もできていなかった

ファイルサーバーの置き換えがしたかったことと社内のインフラ構築が急務だったことが、Google Workspace導入のきっかけでした。少人数で6拠点を回している体制で、データのやり取りが煩雑化しており、データの管理体制や遠隔の拠点との連携感が課題でした。

また、社内の共有ファイルサーバーにデータをアップロードしていましたが、離れた拠点とは繋がっていなかったため、新しいデータと古いデータが混在している状態でした。

導入後の効果：セキュリティ強化やデータ一元管理が可能になった

ニ段階認証の有効化、メールの検閲機能など、以前より簡単に高度なセキュリティ環境を用意することができました。

また、ファイルサーバーも統一化。クラウドストレージである Google ドライブにより、拠点間でファイルが共有でき、遠隔の従業員とも円滑なやり取りが可能になりました。以前は不便であったデータのバージョン管理も単純化され、データの一元管理が実現しました。

編集チームまとめ

紙やマンパワーで業務をこなしていた多くの中小企業が、Google Workspaceの導入により、紙依存からの脱却や業務効率化を図ることができたことがわかりました。

Google Workspaceには、多彩な機能があるうえ、どの機能も直感的に使えるため従業員に浸透しやすい点や低コストで利用できる点など多数のメリットがあります。また、他のシステムとの連携もしやすく、チームや部署を越えて全社的に導入することで、誰もが円滑に業務を進められる重要なグループウェアだと言えるでしょう。

Google Workspaceを導入したいと考えていても、実際に導入するときに何をしたら良いのか不安を抱えていませんか？そんな方におすすめしたいのが、導入支援会社に依頼することです。トップページでは、中小企業の方が抱えるお悩みごとに適したGoogle Workspace導入支援会社を紹介。スムーズに導入し、活用していくためにも自社に合った支援会社に依頼をしましょう。