Google Workspaceは、2020年にG Suiteから名称が変更され、機能が強化されたGoogleのビジネス向けツールセットです。こでは、G SuiteとGoogle Workspaceの違いや、Google Workspaceの導入にあたってのポイントを解説しているので、Google Workspaceの導入を検討されている方は参考にしてください。
Google Workspaceは、単なる名称変更に留まらず、G Suiteから多くの点でアップデートしています。主要なポイントをまとめました。
G Suiteは、主に企業向けのオンラインツールとして広く使われていましたが、コロナ禍でリモートワークが急増する中、より包括的なツールセットとして進化しました。この名称変更は、ツールの機能やユーザー体験の進化を反映させるために行われました。
G Suiteでは、GmailやGoogleドライブ、Googleカレンダーといった各ツールが独立して存在していましたが、Google Workspaceでは、これらのツールがよりシームレスに統合され、業務の効率化が図られています。たとえば、Googleドキュメントから直接Google Meetを起動するなど、リアルタイムでコラボレーションできる機能が強化されています。
G Suiteに含まれていた基本ツールはGoogle Workspaceでも継続して提供されていますが、いくつかの追加機能や改善点が導入されています。
G Suite時代にもビデオ会議ツールは提供されていましたが、Google WorkspaceではGoogle Meetが標準搭載され、ビデオ会議やチャット機能が大幅に強化されました。これにより、リモートワークやハイブリッドワークの環境でも、より円滑なコミュニケーションが可能となっています。
Google Workspaceでは、各ツールが相互に連携しやすくなっています。たとえば、Googleドライブ上のファイルをGoogleカレンダーのイベントに簡単に添付できるなど、業務の流れがスムーズになるような細かな改善が行われています。また、Google Chatではプロジェクトごとのチャットルームが簡単に作成でき、ファイル共有や会話の履歴管理も容易になりました。
Google Workspaceでは、G Suite時代に比べて、より柔軟で選択肢の多い料金プランが用意されています。組織の規模やニーズに応じて、最適なプランを選ぶことが可能です。
G Suiteには、「Basic」「Business」「Enterprise」の3つのプランがあり、それぞれに応じた機能と料金が設定されていました。特に中小企業向けに人気があったのが「Basicプラン」で、基本的なビジネスツールが手軽に利用できるという点で評価されていました。
Google Workspaceでは、より多様なニーズに対応するため、「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」といった細分化されたプランが提供されています。これにより、企業の規模や利用する機能に応じて、コストパフォーマンスの高いプランを選ぶことができます。また、各プランごとに利用可能なストレージ容量やセキュリティ機能が異なるため、導入前に慎重に検討することが重要です。
Google Workspaceを導入することで、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化が期待できます。特に、クラウドベースのツールであるため、リモートワークを推進する企業にとっては大きなメリットがあります。
Google Workspaceでは、単なるメールやドキュメントの共有にとどまらず、プロジェクト管理やチームコラボレーションに最適な機能が充実しています。リアルタイムでの編集やコメント機能を活用することで、業務が一箇所に集約され、ミスやコミュニケーションの行き違いを減らすことが可能です。
Google Workspaceでは、プランに応じてクラウドストレージの容量が大幅に増加します。ビジネスの規模やデータ量に応じて、柔軟にストレージ容量を選ぶことができ、データのバックアップや共有もスムーズに行えます。
中小企業が抱えている「社員が少なくIT部門がない」「システム連携するには情シスのリソースがない」「海外拠点に担当者がいない」といった3つのお悩みから選べるおすすめの導入支援会社3社を紹介。導入支援会社の選定にあたっては、Google Workspaceの機能をお試しできる無料トライアルに対応している企業からピックアップ。最大10人のユーザーにビデオ会議やオンラインストレージなどの機能を実際に試してから導入することでスムーズな運用ができるでしょう。
初歩的なユーザー登録から、つまづきがちなドメインレコードの設定までトータルサポート。IT部門がなく詳しい従業員がいなくても導入・運用ができる。
企業のニーズに合わせて必要な機能を個別開発が可能。Google Workspaceのツールにはない機能を補完しながら、基幹システムと連携できる。
アジア／オセアニアなど6カ国の現地スタッフが現地語でのサポートに対応。海外拠点にシステム担当者がいなくてもスムーズな導入を叶える。
※Googleで「Google Workspace導入支援」と検索した結果から、Google Workspaceの導入支援のサービスを提供している29の会社を調査。無料トライアルが公式HPにある9社をピックアップ。その中から下記の条件で3社を選出。（調査日：2024年4月17日）
NTTコミュニケーションズ:サーバー設定の代行対応を含む導入から運用までのサポートを唯一提供
Coo Kai:独自のシステム開発に対応し社内基幹システムや別クラウドサービスと連携するサービスを唯一提供
KDDI:唯一海外現地（タイランド,ベトナム,インドネシア,フィリピン,インド,オーストラリア）で現地語でサポートを提供
