Google Workspaceをはじめて導入する方へ、導入前に準備すべきものや契約前に確認しておきたいことなど、具体的な流れをまとめました。
Google Workspace を導入する前に、以下の準備が必要です。
Google Workspaceでは、会社の独自ドメインを使ってメールアドレスの作成ができます。
ドメインとは、メールアドレスの「＠」以降の文字列のことで、企業独自のドメインがあるとクライアントからの信頼度が向上します。
Google Workspaceの導入後は、全従業員が独自ドメインを使ったメールアドレスを作成できるようになります。
Google WorkspaceをGoogleと直接契約する場合、会社名義のクレジットカードが必要です。会社のクレジットカードがない場合や請求書払いにしたい場合、Googleとの直接契約ではなく請求書払いに対応している販売代理店からの契約となります。
外出先など、普段使っているPC以外のデバイスからGoogle Workspaceへ接続する場合、二段階認証を行うためのスマートフォンが必要です。スマートフォンがあれば、Googleアプリから操作できるようになります。
Google Workspaceは、プランによって1ユーザーあたりの月額料金や利用人数、使用できる機能などが異なります。
導入手続きに入る前に、組織の規模や必要な容量、機能、ツールに応じて利用するプランを決定しましょう。
Google Workspace の主なプランは2つ。「Business エディション」と「 Enterprise エディション」です。
Business エディションにはそれぞれ「Starter」「Standard」「Plus」があり、月額料金や利用可能人数、ストレージ容量が異なります。
Enterprise エディションには利用可能人数が定められていません。組織の規模に合わせて価格が決まるため、月額料金は問い合わせが必要です。
導入するプランを選んだら、次に利用人数を決めます。はじめから従業員全員分の契約をせず、まずは数人からはじめてみることも可能です。
利用人数が決まったら、次に移行スケジュールを策定します。
自社の現行のシステム体制からどのようにGoogle Workspaceへ移行していくのか、いつまでに移行を完了させたいか、計画を立てておくと導入がよりスムーズになります。
社内で解決したい課題や問題点を洗い出し、必要な機能や時期を明確にしたうえでスケジュールを策定することが大切です。
必要な準備を整え、導入前の確認が済んだらいよいよ契約に進みます。Google Workspaceの契約方法は2通りあります。Googleへ直接申し込みする方法と、代理店経由で申し込む方法です。
Googleへ直接申し込みする場合、Googleの公式サイトから直接問い合わせを行い契約します。
代理店経由の場合、Googleが認定しているGoogle Workspaceの販売代理店に問い合わせて契約します。販売代理店によってサポートには違いがあり、Googleからの直接申し込みより手厚いサポートを用意しているところもあります。
比較的簡単に導入できるGoogle Workspaceですが、自社の課題や状況に応じて導入支援会社を選ばないと、導入につまづいたり、導入後の運用がうまく行かなかったりする可能性があります。そのため、自社の悩みを解決できる導入支援会社かどうかに着目しましょう。
トップページではよくあるお悩みを3つに分類。それぞれのお悩みから選べる導入支援会社を紹介しているので、ぜひチェックしてください。
Google Workspaceを導入したら、初期設定を行いましょう。設定手順は以下の通りです。
はじめに行うDNS設定は、Google Workspaceに使用するドメインの所有者であることを証明する作業です。DNS設定が完了すると、Gmail以外のサービスを利用できるようになります。
「Google 管理コンソール」にログインし、ユーザーアカウントやグループメールを作成します。 このとき、受信メールサーバーを変更すると、これまで使用していたメールサーバーではメールを受信できなくなるので注意が必要です。
引き続き受信したいメールアドレスがある場合、 Google Workspace に登録しましょう。
次に、ドメインのDNS 管理画面で MXレコードの設定を変更し、受信メールサーバーを Google のサーバーに切り替えます。すると、Google Workspaceアカウントの Gmailにメールが配信されるようになります。
Gmailではなく既存のメールサーバーでメールを受信したい場合、Google Workspaceを同時利用するための高度な設定が必要です。設定が難しいと感じる場合は、代理店に初期設定をサポートしてもらうと良いでしょう。
Google Workspaceを導入したからといって、すぐに効果を実感できるとは限りません。すべての従業員が上手く業務に活用できるよう、積極的に使い方を周知して組織全体に浸透するよう取り組むことが大切です。
導入した際の抵抗感を抑えるためには、Google Workspaceの導入前から効果的なシステムであると認識してもらい、会社全体に利用価値を伝えておく必要があります。
業務ごとに具体的なメリットを紹介する、マニュアル作成や社内説明会を実施するなど、利用を促す取り組みが有効です。
中小企業が抱えている「社員が少なくIT部門がない」「システム連携するには情シスのリソースがない」「海外拠点に担当者がいない」といった3つのお悩みから選べるおすすめの導入支援会社3社を紹介。導入支援会社の選定にあたっては、Google Workspaceの機能をお試しできる無料トライアルに対応している企業からピックアップ。最大10人のユーザーにビデオ会議やオンラインストレージなどの機能を実際に試してから導入することでスムーズな運用ができるでしょう。
初歩的なユーザー登録から、つまづきがちなドメインレコードの設定までトータルサポート。IT部門がなく詳しい従業員がいなくても導入・運用ができる。
企業のニーズに合わせて必要な機能を個別開発が可能。Google Workspaceのツールにはない機能を補完しながら、基幹システムと連携できる。
アジア／オセアニアなど6カ国の現地スタッフが現地語でのサポートに対応。海外拠点にシステム担当者がいなくてもスムーズな導入を叶える。
※Googleで「Google Workspace導入支援」と検索した結果から、Google Workspaceの導入支援のサービスを提供している29の会社を調査。無料トライアルが公式HPにある9社をピックアップ。その中から下記の条件で3社を選出。（調査日：2024年4月17日）
NTTコミュニケーションズ:サーバー設定の代行対応を含む導入から運用までのサポートを唯一提供
Coo Kai:独自のシステム開発に対応し社内基幹システムや別クラウドサービスと連携するサービスを唯一提供
KDDI:唯一海外現地（タイランド,ベトナム,インドネシア,フィリピン,インド,オーストラリア）で現地語でサポートを提供
