Google Workspaceの販売代理店を選ぶには、提供される支援サービスの内容や実績と信頼性、サポート体制、価格、コミュニケーションの取りやすさ、他のITツールと連携できるかどうかに注目しましょう。
このページでは、導入支援会社の選び方と共に、中小企業にGoogle Workspaceの導入が適している理由についてまとめました。
Google Workspaceには多くの販売代理店がさまざまな支援サービスを提供しています。初期設定支援や管理者・ユーザー向けの講習会、IT担当者がいない企業向けの管理者代行などを行っている企業もあります。
まずは、専任のIT担当者がいるかどうか、基幹システムとの連携が必要かどうか、海外展開や海外に拠点があっても支援を受けられるかどうかといった点に着目して選びましょう。
トップページでは、自社に合った支援会社を悩み別に紹介しています。導入時のお悩みを解消でき、しっかりと支援してもらえる会社を選ぶ際の参考にしてください。
Google Workspaceには、GmailのメールサービスやGoogleドライブの大容量ストレージ、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントでの資料作成ができるなど、業務を行う上で欠かせないツールが揃っています。
LINEなどのコミュニケーションツールや別途メールサーバーを契約する必要もないのが大きな利点です。Google Workspaceに統一すれば他のITツールの使用にかかるコストや運用負担を大幅に削減できます。
Google Workspaceは、操作が非常にシンプルです。直感的に使えるため、マニュアルや公式サイトを参照する必要がほとんどありません。このため、ツールの習得や社内教育にかかる時間とコストが大幅に削減できるでしょう。中でも、導入や運用のコストを抑えたい中小企業にとっては、時間やコストの削減は大きなメリット。専任のIT担当者がいなくても運用しやすいと言えるでしょう。
また、グループウェアは導入するだけではなく、正しく運用することが鍵となります。Google Workspaceは社内での運用もスムーズに行えることから中小企業におすすめだと言えます。
たとえば、Excelの編集が一人ずつ行われていたのが、Googleスプレッドシートを使うことで複数人が同時に編集できるようになります。また、ホワイトボードや電話で行われていた予定の共有や調整、確認がGoogleカレンダーとチャットでスムーズに変化。棚や机に保管されていた紙の書類も、大容量のGoogleドライブに保管することでデジタル化できるのです。さらに、事務所でしかメールの確認や資料作成ができなかった企業でも、いつでもどこでもどの端末からでもアクセス可能になります。
パソコンで作業をしていると、故障によるデータ消失リスクやパソコンの入れ替え時に移行作業が発生しますが、クラウドならそういったリスクや手間を避けることができます。
Google Workspaceは、業務に必要なツールが揃っているのが特徴です。そのうえ、アカウント数に上限がないプランに切り替えるだけで、企業が成長しても他のグループウェアに移行する必要がありません。
他のグループウェアや各種ITツールとの連携もできるので、将来的にGoogle Workspace以外のツールを導入しても問題ありません。
Google Workspaceには、代理店の数が多く、各社で異なる支援サービスを展開しています。まずは各代理店のWebサイトでどのような支援サービスがあるのかを確認した上で、自社に合った導入支援企業を選ぶことが重要です。
中小企業が抱えている「社員が少なくIT部門がない」「システム連携するには情シスのリソースがない」「海外拠点に担当者がいない」といった3つのお悩みから選べるおすすめの導入支援会社3社を紹介。導入支援会社の選定にあたっては、Google Workspaceの機能をお試しできる無料トライアルに対応している企業からピックアップ。最大10人のユーザーにビデオ会議やオンラインストレージなどの機能を実際に試してから導入することでスムーズな運用ができるでしょう。
初歩的なユーザー登録から、つまづきがちなドメインレコードの設定までトータルサポート。IT部門がなく詳しい従業員がいなくても導入・運用ができる。
企業のニーズに合わせて必要な機能を個別開発が可能。Google Workspaceのツールにはない機能を補完しながら、基幹システムと連携できる。
アジア／オセアニアなど6カ国の現地スタッフが現地語でのサポートに対応。海外拠点にシステム担当者がいなくてもスムーズな導入を叶える。
※Googleで「Google Workspace導入支援」と検索した結果から、Google Workspaceの導入支援のサービスを提供している29の会社を調査。無料トライアルが公式HPにある9社をピックアップ。その中から下記の条件で3社を選出。（調査日：2024年4月17日）
NTTコミュニケーションズ:サーバー設定の代行対応を含む導入から運用までのサポートを唯一提供
Coo Kai:独自のシステム開発に対応し社内基幹システムや別クラウドサービスと連携するサービスを唯一提供
KDDI:唯一海外現地（タイランド,ベトナム,インドネシア,フィリピン,インド,オーストラリア）で現地語でサポートを提供
