Google Workspaceでは、ビジネスに利用できるアプリケーションが揃っています。ここでは、Google Workspaceの基本的な機能について解説。有料なのかやどのプランで利用できるのかといった点にも着目すると良いでしょう。
Gmailは独自ドメインで利用でき、ログイン認証の安全性が非常に高いことが特徴です。Googleによる迷惑メールのフィルタリング機能も高性能で知られています。操作性は無償版のGmailとほぼ同じで、受信メールの自動振り分けなどの機能も豊富で導入後すぐに活用できるなどメリットが多い機能です。
高機能なビデオ会議ツールであるGoogle Meet。会議に参加するのも簡単で、Googleカレンダーから「Google Meetに参加する」をクリックするだけで入れます。
チャット中にビデオで直接話したい場合には、チャット内から簡単にビデオ会議に誘うことも可能。他のメンバーを追加する際も「Google Meet」のURLリンクを共有するだけです。さらに、画面共有やバーチャル背景機能、会議の録画機能も備わっているので、リモートワークでもコミュニケーションを円滑にできるでしょう。
また、電話回線を利用した参加も可能なので通信環境が悪い場所からでも音声での参加ができます。
Googleカレンダーは、さまざまなアプリと連携しながらスケジュールを管理が可能です。メンバー全体の予定から個人の予定まで一括で管理。会議の招待も簡単にでき、招待されたユーザーは出席可否を理由とともに登録できます。
さらに、同じドメイン内の組織メンバーや他ドメインを含む特定のユーザーとスケジュールを共有する設定にできるので、社内外の予定管理にも適しています。Google Workspaceの管理者が事前に設定を行えば、会議室や備品の予約、空き時間のチェックも簡単です。
GoogleChatは、グループチャットと個人チャットの両方に対応したチャットアプリです。ファイルのやり取りやタスクの共有が可能で、スレッド機能を活用することで業務内容に応じてスレッドを分けることができます。さらに、同じドメイン内の組織メンバー間でのやり取りを限定するだけでなく、他ドメインのユーザーとのチャットも可能です。
「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」「フォーム」などのファイルを効率的に管理・保存できるアプリがGoogleドライブです。個々のファイルやフォルダに対して、組織やユーザーごとに権限を設定できるため、安全にデータを共有・管理することが可能。また、Googleの独自の検索機能を備えており、目的のファイルをすぐに見つけ出すことができます。
「Google ドキュメント」は、Microsoft Wordに似た文章作成アプリです。Wordとの違いは、ユーザーに権限を付与することで、複数人が同時に編集や閲覧を行うことができる点。操作性は一般的なドキュメント作成アプリと非常に似ており、Wordとの互換性も高いため、スムーズな文書作成ができます。
Microsoft Excelに似た表計算アプリです。Excelファイルと一定の互換性があり、スプレッドシート形式で保存・編集することができます。関数の使い方も似ていますが、Googleスプレッドシート専用の関数や逆にExcelにしかない関数もいくつか存在しています。
スプレッドシートにはAIが表の書式を提案したり、グラフや分析結果を自動で表示したりできる「データ探索」機能がついており、集計データのどの部分をグラフ化すべきか迷ったときに使うと良いでしょう。
Googleスライドは、Microsoft PowerPointに代わるプレゼンテーションアプリです。スプレッドシートやドキュメントと同様に複数のユーザーがリアルタイムで共同作業を行うことができるため、チーム全体の作業効率が向上します。
多彩なテンプレートが用意されているのが特徴で、提案資料や報告資料など、ビジネスシーンに対応したデザインを簡単に選べます。操作性は他のプレゼンテーションアプリと非常に似ており、PowerPointとの互換性も高いので、既存のPowerPointファイルをスムーズに変換・編集することが可能。PDFや画像形式でのエクスポートもサポートしているため、さまざまな形式での共有が簡単にできます。
アンケートの作成と管理を簡単に行えるのがGoogle フォームです。アンケートの回答データは、ワンクリックで自動的にスプレッドシートに出力されるため、日報やアンケート結果の集計も簡単。また、採点機能も備わっているため、テストの作成にも利用できます。
Google Currentsは、Google Workspaceのユーザー限定で利用できるSNSサービスです。ユーザー同士が情報を共有したり、交流したりできます。社員同士の社内掲示板としての利用も可能です。
チームやプロジェクトごとにグループを作成できるため、共同作業をスムーズに進めることができます。投稿内容のモデレーションやアクセス権限の設定もできるため、管理者側も安心して利用できると言えるでしょう。
このメモアプリはオフラインでも利用でき、複数のメンバーとの共有も可能です。直感的なユーザーインターフェースを備え、音声メモが使えるのが魅力。音声で記録した内容は自動的に文字変換されるので文字起こしの手間もかからず、出先での記録にも役立ちます。また、Chromeブラウザから直接入力できる拡張機能やリマインダー機能も備わっており、汎用性が高いアプリです。
HTMLやCSS、JavaScriptなどの専門知識がなくても、簡単にWEBサイトを作成できるツールです。テンプレートからデザインを選んでカスタマイズできるため、直感的にサイトを作成できます。共有権限を設定すれば、複数のユーザーで協力してサイトを構築することも可能です。自社のポータルサイト、情報共有サイト、部署内の情報管理サイトなど、さまざまなイントラネット構築に役立ちます。
Google管理コンソールは、管理者がユーザーアカウントやアプリを管理するためのツールです。ユーザーの追加やセキュリティ設定、共有範囲の設定により、報管理をユーザーに任せることなく、会社として制御できます。
「Google Vault」は、情報ガバナンスと電子情報開示をサポートするツールです。メンバーやチームに問題が発生した際には、GmailやGoogleドライブなど、Google Workspace内のデータを横断的に検索できます。この機能は、訴訟対策などのコンプライアンス対応に役立ちますが、アーカイブツールとしても利用可能です。メンバーが保有するGmailのメール、Googleドライブのファイル、Google Chatのメッセージなど、Google Workspace内でのやり取りを書き出すことができます。
Business Plus、Enterprise Standardなどのプランに含まれる機能です。
Google エンドポイントは、PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスデータを保護するセキュリティツールです。端末が紛失や盗難に遭った際、画面ロックやデータ消去などの対策ができます。
プランによってはより高度なエンドポイント管理機能もあり、デスクトップパソコンやノートパソコン、モバイルデバイス全体で組織のデータセキュリティを強化できます。Windows、Chrome OS、Linux、macOSの特定セッションへのアクセスをブロックする機能もあり、AndroidやiOS上の機密データをワイプすることも可能です。
Google Workspaceは、Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleカレンダー、Google Meetなどさまざまな機能があります。メール、ファイル共有、文書作成、スケジュール管理、ビデオ会議を一元管理できるため、ビジネスの場で大いに活躍することでしょう。
トップページでは、ビジネスシーンで有効活用できるGoogle Workspaceの導入支援を行っている会社3選を掲載しています。今抱えているお悩みから、自社に適した支援会社を選び、スムーズな導入と業務効率アップを叶えましょう。
中小企業が抱えている「社員が少なくIT部門がない」「システム連携するには情シスのリソースがない」「海外拠点に担当者がいない」といった3つのお悩みから選べるおすすめの導入支援会社3社を紹介。導入支援会社の選定にあたっては、Google Workspaceの機能をお試しできる無料トライアルに対応している企業からピックアップ。最大10人のユーザーにビデオ会議やオンラインストレージなどの機能を実際に試してから導入することでスムーズな運用ができるでしょう。
初歩的なユーザー登録から、つまづきがちなドメインレコードの設定までトータルサポート。IT部門がなく詳しい従業員がいなくても導入・運用ができる。
企業のニーズに合わせて必要な機能を個別開発が可能。Google Workspaceのツールにはない機能を補完しながら、基幹システムと連携できる。
アジア／オセアニアなど6カ国の現地スタッフが現地語でのサポートに対応。海外拠点にシステム担当者がいなくてもスムーズな導入を叶える。
※Googleで「Google Workspace導入支援」と検索した結果から、Google Workspaceの導入支援のサービスを提供している29の会社を調査。無料トライアルが公式HPにある9社をピックアップ。その中から下記の条件で3社を選出。（調査日：2024年4月17日）
NTTコミュニケーションズ:サーバー設定の代行対応を含む導入から運用までのサポートを唯一提供
Coo Kai:独自のシステム開発に対応し社内基幹システムや別クラウドサービスと連携するサービスを唯一提供
KDDI:唯一海外現地（タイランド,ベトナム,インドネシア,フィリピン,インド,オーストラリア）で現地語でサポートを提供
