Google Workspaceは、Googleが提供しているクラウド型のビジネスツールです。クラウド上のストレージを利用できるだけでなく、メール、チャットなどビジネスに必要な機能が揃っており、セキュリティも高いことが魅力。グループウェアのひとつとして、多くの企業が利用しています。
グループウェアは、組織内のコミュニケーションの中心として機能し、社内のコミュニケーションを活性化します。個別に情報を伝達する場合、メールによる一方的な連絡やクローズドな情報伝達になることも多いでしょう。しかし、Google Workspaceのようなクラウド型グループウェアを利用すれば、離れた場所にいるメンバーともスムーズに情報を共有できます。
クラウド型のグループウェアは導入するだけでペーパーレス化を進められます。Google Workspaceには文書作成ツールやアプリケーションが揃っているからです。これまで印刷していた各種資料もすべてGoogleドライブに保存・共有することで、印刷コストを大幅に削減できます。
Google Workspaceなら、情報を適切に保管するためのGoogle Vaultや、データを横断的に検索できるCloud Searchなど、企業のニーズに応じた機能を活用できます。
Gmailをはじめ、ウェブ会議が行えるGoogle Meetや、社員のスケジュールを一元管理できるGoogleカレンダーなど、ビジネスに欠かせないアプリケーションも豊富に揃っています。
また、クラウド上でオフラインでも操作可能なGoogleドキュメント、Googleスライド、Googleスプレッドシートなど、同時に複数人でリアルタイムに編集できるので場所を問わずスムーズな業務が可能です。
Google Workspaceは、インターネットに接続できる環境とデバイスさえあれば、すぐに利用を開始できます。専用のサーバーやハードウェアが不要で、初期設定も非常に簡単なため、短期間で導入できるのがメリットです。
また、サーバーの保守管理やバージョンアップ、セキュリティパッチの適用といった煩雑な作業がほとんど必要なく、IT管理の負担を大幅に軽減。企業はコア業務に集中できるので、効率的なシステム運用が実現すると言えるでしょう。
Google Workspaceの強みは、セキュリティの高さにもあります。コンプライアンス、電子情報開示、解析などの面で厳しい基準に合格。
専任のセキュリティチームが24時間体制で管理したり、2段階認証やシングルサインオンなどのセキュリティ対策も行っていることから、データの消失や流出などのセキュリティリスクも低減できます。
Google Workspaceを導入する前に、まずその目的を明確にしましょう。社内のコミュニケーションを活性化するためなのか、セキュリティを強化するためなのかをはっきりさせる必要があります。目的が異なれば、Google Workspaceで利用する機能やその活用方法も変わるので、プランの選択にも関わります。
Google Workspaceには、「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」の4つのプランがあります。各プランによって、ビデオ会議の参加可能人数、ストレージ容量、サポート機能、セキュリティ対策などが異なるため注意が必要です。自社に適したプランを選ぶためには、プランの違いを把握することが重要です。
Google Workspaceの導入はスタートラインに過ぎません。重要なのは、導入後に従業員が問題なく利用できているか確認することです。目標を達成するためには、定期的にその効果を評価し、必要に応じて改善を行う必要があります。運用中に困ったことがあれば、運用サポートを活用しましょう。
Google Workspaceを導入する前に知っておきたい導入メリットについて解説しました。Google Workspaceの導入を成功させるためには、目的を明確にし、自社に合ったプランを選ぶことが大切。導入支援会社を選ぶ際は、運用のサポートまで対応している会社を選ぶと良いでしょう。
トップページでは、Google Workspaceの導入支援を行っているおすすめの会社3選を掲載しています。導入前からしっかりとしたサポートを行っている会社や基幹システムとの連携が得意な会社、海外進出の際にも対応できる会社など、自社のお悩みや状況に合わせて適切な導入支援サポートを受けることをおすすめします。
中小企業が抱えている「社員が少なくIT部門がない」「システム連携するには情シスのリソースがない」「海外拠点に担当者がいない」といった3つのお悩みから選べるおすすめの導入支援会社3社を紹介。導入支援会社の選定にあたっては、Google Workspaceの機能をお試しできる無料トライアルに対応している企業からピックアップ。最大10人のユーザーにビデオ会議やオンラインストレージなどの機能を実際に試してから導入することでスムーズな運用ができるでしょう。
初歩的なユーザー登録から、つまづきがちなドメインレコードの設定までトータルサポート。IT部門がなく詳しい従業員がいなくても導入・運用ができる。
企業のニーズに合わせて必要な機能を個別開発が可能。Google Workspaceのツールにはない機能を補完しながら、基幹システムと連携できる。
アジア／オセアニアなど6カ国の現地スタッフが現地語でのサポートに対応。海外拠点にシステム担当者がいなくてもスムーズな導入を叶える。
※Googleで「Google Workspace導入支援」と検索した結果から、Google Workspaceの導入支援のサービスを提供している29の会社を調査。無料トライアルが公式HPにある9社をピックアップ。その中から下記の条件で3社を選出。（調査日：2024年4月17日）
NTTコミュニケーションズ:サーバー設定の代行対応を含む導入から運用までのサポートを唯一提供
Coo Kai:独自のシステム開発に対応し社内基幹システムや別クラウドサービスと連携するサービスを唯一提供
KDDI:唯一海外現地（タイランド,ベトナム,インドネシア,フィリピン,インド,オーストラリア）で現地語でサポートを提供
