google workspaceの管理コンソールの機能・使い方
こちらでは、Google Workspaceの管理コンソールについて、主な機能や使い方、そして画面設定の方法などを紹介しています。
google workspace
の管理コンソール
とは
Google Workspaceの管理者権限があるユーザーのみがアクセスできる管理画面のことを、管理コンソールといいます。ただし、無料版ではアクセスできないため、厳密には、有料版のGoogle Workspaceの場合に限られます。管理コンソールから、Google Workspaceに搭載されているすべての機能設定をまとめて管理することが可能です。
多岐にわたる管理業務をまとめて行える
ユーザーの追加・削除やセキュリティ関連の設定、組織内のユーザーのみが利用可能なアプリケーションの設定など、他にも包括的に管理できます。管理に大きな手間がかかることはありません。シンプルな操作をするだけで済みます。だからこそ、業務の効率化に役立てることができるわけです。
たとえば、社員が辞めた時や、社内で人事異動が行われた時などには当然、メンバー変更が必要な状態になります。そのようなときに、アナログ的な方法でメンバー変更に関する処理を行おうとすると、変更内容や規模によっては業務負担が重くなってしまいます。一方、管理コンソールを使用すれば、スピーディーかつスムーズに対応できます。
管理コンソール
の機能
Google Workspaceの管理コンソールにある主な機能には、次のようなものがあります。
【ユーザー管理】
ユーザーの追加および削除のほか、所属している組織部門の設定やパスワード管理などのタスクを実行できます。
【グループ管理】
グループの追加および削除のほか、グループへのメンバー変更、グループアドレスへの投稿権限の変更などを行えます。
【デバイス】
デバイスのセキュリティ設定を変更したり、あるいはデバイスへのアクセスを管理したりすることが可能です。
【アプリ管理】
Google Workspace のサービス設定を変えることができます。Gメールの設定変更やドライブの共有設定の変更も、もちろん可能です。
【セキュリティ設定の管理】
セキュリティ設定も変更できます。たとえば、セキュリティ体制を強くするために2 段階認証プロセスを有効化したり、パスワードポリシーを変更したりすることができます。
【レポート表示】
Google Workspace の使用状況について、レポートを表示することができます。レポート内容から組織の使用状況を把握したり、あるいは必要に応じて会社が抱える課題を解決するためのヒントとして参考にできる場合もあります。
管理コンソール画面
の設定・使い方
について
ディレクトリ
所属や電話番号、所属ビルディングなどのユーザーに関する情報については「ユーザー」で編集を行います。拠点や会議室を新たに追加する場合、あるいはモニターやスピーカーなどの設備を予約追加する場合などは「ビルディングとリソース」から設定できます。
なお、特定のユーザーにディレクトリ情報を検索してもらいたくないときは「ディレクトリ」の「ディレクトリ設定」から設定を行います。
デバイス
クロームブラウザの拡張機能をまとめて配布する場合は「デバイス」の「Chrome」から設定できます。拡張機能を加える際には「＋」をクリックしてください。また、使用させたくないデバイスがあり、それをブロックしておきたい場合の設定は「デバイスをブロック」で行ってください。
アプリ
コアサービスの設定については「サービスのステータス」で変更することが可能です。なお、POP、IMAPの制御はサービスのステータスの「Gmail」でできます。一方、「ドライブとドキュメント」ではパソコン版 のグーグルドライブ の制御に対応しています。
また、コアサービス以外について許可設定をする場合、あるいはSSO（SP）やモバイルアプリを許可する場合は「その他のgoogleサービス」から行いましょう。
セキュリティ
不審なログインであるとしてグーグルによって検知されたアラートメールに関しては、アラートセンターからリストで確認することが可能です。
セキュリティを充実させるために2段階認証を強制化したりサードパーティIdpを設定したりする作業は「セキュリティ」の「認証」で行ってください。
なお、APIアクセスのブロックは「アクセスとデータ管理」で設定できます。
レポート
Gメールで迷惑メールが届いているか否かをチェックしたり、あるいはドライブ から削除されたファイルについてリサーチしたりする場合には、「監査と調査」で行ってください。ただし、レポートで表示される内容は、2～3日程度のタイムラグがある点をふまえておいてください。
お支払い
ライセンスの割り当て状況についてチェックしたり、あるいはユーザーを新たに追加したときに自動的にライセンスが割り当てられるようにする場合には、「お支払い」の「ライセンスの設定」で設定してください。
アカウント
グーグルから提供される新機能のリリースタイミングや、通知先のメールアドレスなどを設定する場合には「アカウント」です。なお、担当者に管理者機能を部分的に委任したいときは、管理者ロールから割り当てることも可能ですが、カスタムロールを作成することもできます。また、サブドメインの追加は「アカウント」の「ドメイン」で行いましょう。
ルール
グーグルによりデフォルトで設定されているアラートについての確認は「ルール」で行えます。なお、特定の操作が行われた場合にアラートが出るように設定しておきたい場合も「ルール」です。
使い方次第で、便利に役立てることができます。たとえば、外部共有されたイベントをトリガーとして、管理者にアラート通知がいくように設定しておことも可能です。
ストレージ
ユーザー一人ひとりや共有ドライブに対して、保存容量の上限を決めておきたい場合には「ストレージ」で設定を行ってください。さらに「ストレージ」からアクセスすれば、ドライブの使用状況をチェックすることも可能です。
検索
何をどのように設定すべきなのか、よくわからない場合には「管理コンソールの検索機能」が便利です。検索ワードを入力してみてください。検索ワードに関連のある内容が表示されるので、目をとおして確認します。
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